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ミーティング

株式会社コアデンタルラボ横浜
個人情報保護規定

当社は「個人情報取扱事業所」として「個人情報保護法令」に基ずく「個人情報」並びに
「個人情報データベース」の管理・監督方法を下記に定め適正に運用を行う。

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「個人情報の定義」

1)個人情報

 当社に於ける「個人情報」とは、個人情報保護法第1章第2条に基づき、生存する個人・並びに法人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名・生年月日その他記述等により個人・法人を識別する事の出来るもの(他の情報と容易に照合する事ができ、それにより特定個人を識別する事が出来る事となるものを含む)として、技工指示書、社内指示書、作業の便宜上模型に医院名等記入した物、個人情報が記入された紙媒体など該当する。その範囲は歯科医院を始めとする顧客全般と顧客より預かる患者情報、並びに弊社と利害関係にある法人・個人、当社社員に及ぶ


2)個人情報データベース


 個人情報保護法第1章第2条より当社に於ける「個人情報データベース」は、営業部のラボコンシステム及び管理部PCソフト「筆まめ」が該当する

「個人情報の管理」


1)情報管理責任者の設定


 当社代表者より任命された個人情報の管理者として営業部課長 斎藤 隆(さいとうたかし)を任命し個人情報の運営・管理の権限を付与する


2)個人情報の取り扱い


 当社の個人情報の取り扱いについて下記にその詳細を明記する


a)模型の取り扱い作業の便宜上模型に歯科医院名等記入した、または検索できる模型に関し当社で処理をする物は、必ずマジックでその記入・検索できる数字などを塗りつぶし、破壊して専門業者に廃棄の委託をしマニフェストを管理する


b)指示書の取り扱い顧客が記入する歯科技工指示書及び当社発行の社内指示書に関し、2枚1組で保存し歯科技工士法に基づく2年間保存(超えるものに関しては保管記録と明記)、廃棄に関しては専門業者に委託し、その証明である溶解証明書を管理する


c)弊社と利害関係にある法人・個人の情報の取り扱い
上記項目a)b)以外に、暑中のはがきや名刺など関係者の住所・氏名・でんわばん電話番号等記載されたものに関し、破棄する場合は業者委託もしくはシュレッダーにて行い、保存 する場合は必ず鍵のついた棚・引き出しにて帰社の際施錠する。なお、保存する際その個人情報が五十音順・グループ別等で 区別されている場合「個人情報データベース」として取り扱い、別項の個人情報データベース管理に準ずる


d)当社社員の情報取り扱い
当社社員の情報として、住所・年齢・給与・家族構成等すべての情報は情報管理責任者ではなく例外として管理部長を管理者とし、情報のインプット・アウトプットに必ずその承認を得る


「個人情報データベースの管理」


1)個人情報保護データベースの管理手順


a)紙媒体
 紙媒体での管理の場合、保管は必ず鍵のついた机・引き出しとし帰社の際は必ず施錠と、その前段階として情報管理責任者に保管管理の承認を得た者のみの保持とし、その把握を情報管理者で行う


b)電子媒体
 OS・サーバー等で管理する電子化された個人情報データベースに関し、そのデータが入るHDD本体の環境設定として、業者の定期的な管理下のもと、ウイルス対策ソフトがインストールされている、もしくはネットワークに接続せれていないHDDに限定する。また、電子媒体より紙媒体への印刷またはUSBフラッシュメモリやCD・DVD等へのコピーは原則禁止とし、例外は情報管理責任者の承認のもととする


c)事故・事件の是正・予防
 様々な状況により個人情報データベースのリスクヘッジするために、特に基幹データベースには外付けHDDなどで1日1回のバックアップをし予防する。その他の是正・予防に関してはISO9001品質マニュアル内「8.5.2章・8.5.3章」に基づき処置を行う


2022年6月1日 作成(初版)
株式会社コアデンタルラボ横浜

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